Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

• turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 m.;
• išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų tvarkymą ir apskaitą, archyvinio darbo reikalavimus;
• mokėti dirbti kompiuteriu „Microsoft Office“ kompiuterinėmis programomis;
• sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu.

Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

• organizuoja ir vykdo Tarnybos dokumentų valdymą;
• dokumentų valdymo sistemos (DBSIS) priemonėmis registruoja, sistemina ir tvarko Tarnyboje gautus, siunčiamus ir vidaus administravimo neįslaptintus dokumentus;
• pagal Tarnybos vadovybės rezoliucijas nukreipia dokumentus DBSIS priemonėmis vykdytojams bei kontroliuoja užduočių įvykdymo terminus;
• kontroliuoja, kad siunčiami dokumentai būtų parengti pagal dokumentų rengimo taisykles;
• konsultuoja Tarnybos darbuotojus dokumentų valdymo ir darbo su DBSIS klausimais;
• paskirsto, registruoja dokumentus, gautus į Tarnybos elektroninį paštą;
• tikrina Lietuvos teismų elektroninių paslaugų portale E.teismas.lt Tarnybos vardu gautą informaciją, registruoja ją ir tvarko, su įstaigos vadovybės rezoliucija perduoda vykdytojams;
• priima ir teikia informaciją telefonu ir elektroniniu paštu, pagal kompetenciją atsako į besikreipiančių asmenų paklausimus, pateikia prašomą informaciją, kuria disponuoja įstaiga ir kurią asmuo turi teisę gauti;
• pagal Skyriaus kompetenciją protokoluoja susirinkimus, pasitarimus, komisijų posėdžius, kuriuose nėra įtrauktas į komisijos sudėtį;
• kontroliuoja įstaigos dokumentacijos planų taikymą, formuojant dokumentų bylas, teikia siūlymus rengiant įstaigos dokumentacijos planų projektus ir dokumentacijos planų papildymų sąrašus;
• rengia dokumentų naikinimo aktų projektus, atrenka bylas naikinimui pagal patvirtintus dokumentų naikinimo aktus ir organizuoja jų naikinimą, prireikus rengia ilgai saugomų bylų apyrašų projektus;
• pagal kompetenciją priima saugoti archyvavimui skirtus dokumentus, užtikrina archyvinių dokumentų laikymą, priežiūrą, naudojimą bei jų apskaitą;
• pagal pareigybės kompetenciją tvarko, kaupia, sistemina statistinius duomenis, prireikus teikia juos Skyriaus vedėjui;
• nesant kito Skyriaus specialisto, atliekančio dokumentų valdymo funkcijas, (atostogų, ligos ar komandiruotės atveju) atlieka jo funkcijas;
• vykdo kitus su Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti Lietuvos probacijos tarnybos tikslai.